Кто может подписать документы, в том числе, электронные, в случае временного отсутствия руководителя или главного бухгалтера
21.12.2015
Налоговики в письме ГУ ГФС Центрального офиса по обслуживанию крупных плательщиков от 12.11.2015 г. № 25302/10/28-10-06-11 разъясняют, что в случае отсутствия руководителя и главного бухгалтера юридического лица на работе по уважительным причинам, налоговая декларация может быть подписано другими лицами, уполномоченными выполнять обязанности руководителей на время их отсутствия, при условии, что полномочия лица, подписавшего налоговую декларацию, подтверждены соответствующими документами (учредительными, приказами или распоряжениями и т.п.), подающимися вместе с налоговой декларацией в контролирующий орган.
Относительно подписания электронных документов — поскольку основанием для принятия налоговой отчетности в электронном виде является подтверждение электронной цифровой подписи должностных лиц налогоплательщика, подписи которых являются обязательными для налоговой отчетности в бумажной форме, то усиленные сертификаты открытых ключей могут подаваться на всех ответственных работников предприятия, имеющих право соответствующей подписи в случае временного отсутствия руководителя или главного бухгалтера.
Текст документа
Лист Міжрегіонального головного управління ДФС – Центрального офісу з обслуговування великих платників від 12.11.2015 р. № 25302/10/28-10-06-11
Міжрегіональним головним управлінням ДФС – Центральним офісом з обслуговування великих платників розглянуто лист, за результатом розгляду та в межах своїх повноважень повідомляємо наступне. Подання документів в електронному вигляді. Відповідно до підпункту 7.1 пункту 7 розділу III Інструкції з підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку, затвердженої наказом ДПА України від 10.04.2008 р. № 233 (далі – Інструкція № 233), платник податків створює податковий документ в електронному вигляді відповідно до затвердженого формату (стандарту) за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення. Після підготовки платником податків податкового документа в електронному вигляді на нього накладаються електронні цифрові підписи (далі – ЕЦП) посадових осіб платника податків у такому порядку: першим – ЕЦП головного бухгалтера (бухгалтера), другим – ЕЦП керівника, третім – ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків. За відсутності у платника податків посади бухгалтера електронні цифрові підписи посадових осіб платника податків накладаються у такому порядку: першим – ЕЦП керівника, другим – ЕЦП, що є аналогом відбитка печатки платника податків. Відповідно до пункту 7 розділу II Інструкції № 233, підставою для прийняття податкового документа в електронному вигляді є:
Отже, оскільки підставою для прийняття податкової звітності в електронному вигляді є підтвердження електронного цифрового підпису посадових осіб платника податків, підписи яких є обов’язковими для податкової звітності в паперовій формі, то посилені сертифікати відкритих ключів можуть подаватись на всіх відповідальних працівників підприємства, які мають право відповідного підпису на випадок тимчасової відсутності керівника або головного бухгалтера. Подання документів в паперовому вигляді. Відповідно до Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 р. № 1588, при взятті платника податку на облік в контролюючому органі, подається заява за формою № 1-ОПП, в якій зазначаються дані про керівників, головного бухгалтера чи іншу особу на яку покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку платника податків. Згідно із пунктом 48.5 статті 48 Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року № 2755-VI, із змінами та доповненнями (далі – ПКУ), податкова декларація повинна бути підписана керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу. У разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку така податкова декларація підписується таким керівником. Достатнім підтвердженням справжності документа податкової звітності є наявність оригіналу підпису у відповідності до пункту 48.5 статті 48 ПКУ:
Якщо податкова декларація подається податковими агентами – юридичними особами, вона повинна бути підписана керівником такого агента та особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації такого агента, а якщо податковим агентом є платник податків – фізична особа – таким платником податків (пункт 48.6 статті 48 ПКУ). Якщо установчими документами платника податків не передбачено покладання на іншу особу організаційно-розпорядчих або адміністративно-господарських обов’язків на випадок відсутності керівника або головного бухгалтера з об’єктивних причин (відпустка, відрядження, лікарняний тощо), то відповідними організаційно-розпорядчими документами підприємства тимчасово призначається особа, уповноважена на виконання таких функцій. Отже, у разі відсутності керівника та головного бухгалтера юридичної особи на роботі з поважних причин, податкова декларація може бути підписана іншими особами, які уповноважені виконувати обов’язки керівників на час їх відсутності, за умови, що повноваження особи, яка підписала податкову декларацію, підтверджені відповідними документами (установчими, наказами чи розпорядженнями тощо), які подаються разом з податковою декларацією до контролюючого органу. |