Уважаемые пользователи, выпущено обновление версии 10.00.187 (видео инструкция)

12.11.2013 

Уважаемые пользователи!

Благодарим Вас, за то, что выбрали Систему «M.E.Doc», и остаётесь с нами!

Благодаря подаче отчетности в электронном виде, мы убедились, насколько выгоднее отличается такая форма работы с контролирующими органами от бумажной — удобством, простотой и скоростью. Именно поэтому мы работаем над тем, чтобы Вы с такой же простотой могли обмениваться документами в электронном виде не только с контролирующими органами, но  еще и со своими  контрагентами с помощью Системы  «M.E.Doc». Начать мы решили с документов, с которыми Вы работаете ежедневно – с первичных бухгалтерских документов:

• счетов
• актов
• налоговых накладных.

Для того, чтобы работа с «первичкой» стала для Вас удобнее, в новой версии «M.E.Doc» 10.00.187 мы усовершенствовали модуль «Первичные документы». Предлагаем Вам с ним ознакомиться.

Отправка налоговых накладных видео на youtube.com

Что нового?

 1. Настройка обмена документами.

Позволяет  настроить путь движения первичных документов к контрагенту на усмотрение пользователя.

Для настройки необходимо выбрать один из вариантов:

1) «Согласование с контрагентом – Регистрация в ЕРНН – Отправка зарегистрированного документа контрагенту»

либо

2) «Регистрация в ЕРНН – Отправка зарегистрированного документа контрагенту».

По первому варианту — пользователь сначала отправляет контрагенту созданный документ на согласование, потом документ, утверждённый контрагентом, отправляется на регистрацию в ЕРНН, и только потом  контрагенту как оригинал первичного документа.

Работа по такой схеме позволит пользователю избежать ошибок в первичных документах  (реквизиты контрагента, сумма документа, дата и т.д.).

В чем преимущество?

Данный вариант больше подойдёт для тех пользователей, которые пока не хотят полностью отказываться от бумажных документов. Таким образом,  получив и проверив электронный документ, можно быть уверенным в правильности документа и спокойно подавать, например, декларацию не дожидаясь пока Ваши контрагенты пришлют Вам оригиналы налоговых накладных по почте. А бумажная накладная потом просто подшивается в архив.

«Согласование с контрагентом – Регистрация в ЕРНН – Отправка контрагенту» Видео на youtube.com

По второму варианту - пользователь сначала отправляет созданный документ на регистрацию в ЕРНН, а после — контрагенту как электронный оригинал первичного документа. То есть данная схема не предусматривает промежуточного согласования документа с контрагентом. Она подойдёт тем пользователям, которые полностью уверенны в правильности созданного документа (в реквизитах контрагента, в суммах, назначении и т.д.) и не нуждаются в предварительном согласовании с  контрагентом.

«Регистрация в ЕРНН – Отправка контрагенту» Видео на youtube.com

Юридическое обоснование обмена налоговыми накладными в электронном виде:

Согласно с  Законом «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины относительно усовершенствования некоторых налоговых норм» от 24.05.2012 №4834-VI, ст. 201 предусмотрено, что плательщики НДС могут предоставлять контрагенту налоговую накладную только в электронном виде, при условии ее регистрации в ЕРНН. При этом составление налоговой накладной в бумажном виде не требуется.

2. Монитор обмена документами.

Это абсолютно новый раздел, который, предназначен для работы с незавершёнными документами. Что это значит?

Жизненный цикл  любого электронного документа состоит из следующих этапов:

• создание
• проверка
• подписание ЭЦП
• отправка на регистрацию или контрагенту
• подтверждение контрагентом приёма документа.

В том случае если документ не прошёл один из этих этапов, он считается не завершённым, и попадает в «Монитор   обмена документами».  В Мониторе не завершённые документы группируются по таким состояниям:

• Не підтверджено контрагентом
• Не отримано контрагентом
• Не відправлено контрагенту
• Не підписано печаткою
• Не підписано директором
• Не підписано бухгалтером
• Не підписано співробітником
• Відхилено контрагентом, прийнято в ДПС
• Відхилено в ДПС и т.д.

Здесь не будут отображены документы, которые прошли все этапы обработки и потому считаются завершенными.

В чем преимущество?

Раздел покажет Вам полную картину состояния документов. Это значит, что Вы в любой момент сможете оценить объем работы, которую необходимо выполнить. Кроме того, если на Вашем предприятии за разные этапы обработки документов отвечают разные сотрудники, Вы сможете проконтролировать выполнение ими работы.

Монитор обмена документами видео на youtube.com

3. Реестр первичных документов.

Реестр был в «M.E.Doc» и раньше, но в новой версии изменён для максимально удобной работы с ним.

Как и прежде, служит для приёма, создания, хранения, и поиска первичных документов, таких как налоговые накладные, акты, счета и т.д.

Реестр содержит все документы,  независимо от их вида и состояния  (новые, еще не завершённые, уже отработанные и т.д.).

Главным преимуществом нового Реестра является наличие функции поиска в самом реестре. Теперь документы в Реестре отображаются только по заданному одному или нескольким параметрам пользователя (так называемым фильтрам).

Существуют следующие параметры фильтра:

• по документу
• по периоду
• по состоянию.

Для удобства пользователей, которые привыкли к фильтрации по колонкам, эта функция также осталась.

В чем преимущество?

Благодаря тому, что теперь при открытии Реестра первичных документов там отображается не весь перечень документов по предприятию, а только документы, отобранные по заданному фильтру, значительно увеличилась скорость работы программы.

Новый Реестр первичных документов станет настоящим помощником в процессе поиска нужного документа, просмотра истории работы с документами и т.д.

4. Отчёт об обработке первичных документов

Для подведения  итога работы с первичными документами, в обновленном модуле появилась возможность создать «Отчёт об обработке первичных документов». В нем можно увидеть количество документов по каждому состоянию, отображенное за выбранный период.

В чем преимущество?

«Отчёт об обработке первичных документов» даёт возможность быстро проанализировать, с какими документами ещё необходимо работать, и какое состояние дел по документам имеет предприятие на конкретную дату.

5. Визуальная копия электронных документов

Для клиентов, которые решились перейти на электронный документооборот со своими контрагентами, но все же хотят иметь возможность при необходимости иметь в наличии документ с «мокрой печатью», в «M.E.Doc» есть замечательная возможность – создание визуальной копии документа, которая фактически является фотокопией документа.

Как это выглядит?

При открытии документа на мониторе появляется графическое изображение печати и подписей. Для того чтобы именно так и происходило необходимо ОДИН раз при заполнении карточки предприятия подтянуть в систему отсканированное изображение печати и необходимых подписей. Чтобы при распечатывании документов на бланк автоматически выводилось  графическое изображение печати и подписей, в разделе Администрирование – Параметры системы необходимо ОДИН раз поставить галочку напротив пункта «Накладати графічні зображення підписів та печатки під час друку». Вот и все! Теперь и электронное изображение Ваших документов и распечатанное будет иметь и печать и подписи! Отправляя своим контрагентам электронные документы в таком виде, Вы даете им возможность распечатать их, не требуя от Вас бумажных копий в принципе. И конечно, после того, как Вы согласуете со своими контрагентами выполнение этой несложной одноразовой операции, Вы также будете получать от них визуальные копии документов, которые сможете распечатать в случае, например, проверки.

Визуальная копия электронных документов видео на youtube.com

Подробнее, об этих и других изменениях Вы можете узнать здесь.

Надеемся, что наши нововведения придутся Вам по душе, ведь основная цель всех изменений, которые вносятся в  систему «M.E.Doc», — это максимально облегчение рабочего процесса бухгалтеров – пользователей наших программных продуктов. Именно поэтому мы будем признательны Вам за любые замечания, которые помогут нам сделать «M.E.Doc» лучше и максимально удобным для Вас.